Wurde die Problemstellung oder das Ausbauvorhaben analysiert, geplant und hinreichend in Form eines Lastenheftes beschrieben, soll als nächster Schritt ein geeigneter Lieferant und geeignete Produkte zur Auftragserfüllung gefunden werden.
Im Vordergrund stehen hierbei folgende Punkte:
- Technische und terminliche Zielerreichung mit nachhaltiger positiver Wirkung
- Wirtschaftlich sinnvoller und effizienter Geldmitteleinsatz
- Wahl von strategischen Lösungen mit hoher Zukunftssicherheit, durch Flexibilität und Interoperabilität, sowie Abbildung von Standards
- Langfristige, gegenseitig “befruchtende” Partnerschaft, gekennzeichnet von Offenheit für die gegenseitigen Problemstellungen, Ehrlichkeit, ständiger Optimierung und Weiterentwicklungswille
- Einbeziehung von Security-Maßnahmen zur technischen und organisiatorischen Eigensicherung
- Gesetzeskonformität für betroffene Bereiche, wie Aufbewahrungspflichten, Datenschutz, unternehmerische Sorgfaltspflicht etc.
Zur Erreichung der Ziele empfiehlt es sich, ein strategisch, den eigenen Bedürfnissen angelegtes Ausschreibungsverfahren, mit mehreren ausgewählten Lieferanten, durch einen unabhängigen Experten durchzuführen. Hierbei stehen die Transparenz, Fairness und das konsequente Durchsetzen des erarbeiteten Zeitplanes im Vordergrund. Zumeist findet eine Verdichtung der Anbieter auf einer sog. “Short-List”, gefolgt von der Endverhandlung zur Optimierung der wirtschaftlichen Ziele statt.
Der letzte Schritt der Ausschreibung ist die Vertragsgestaltung, für welche, neben der rechtlichen Komponente durch einen Rechtsanwalt, jedenfalls die technische Komponente, von einem Experten optimiert werden sollte.